Problemas con los textos variables

Hola a todos soy el nuevo.
He intentado, con el turorial de Ximo, crear un cajetin de textos variables pero tengo problemas:
1. no se si he de crear el cajetin en un archivo de proyecto nuevo o en uno ya creado.
2. no me permite modificar el texto.
3. los atributos que aparecen a abrir nuevo proyecto no son los mismos que me aparecen al crear los textos variables.
4. no se que significa ser sysadm.
5. como cambio los textos para los distintos planos que tengo (nº de plano, nombre del plano, escala).

Otra cosa, ¿para hacer una planilla de carpinteria que me recomendais?