Lo del nombre y numero de proyecto, no lo comento, porque para eso no hay una mejor forma, cada estudio tiene su sistema de archivística y no creo que exista una mejor forma.
Lo que si hago, a diferencia de muchos de vosotros, es tener doble archivo para los proyectos. Todo los archivos de allplan en la carpeta PRJ, el resto de información va en una carpeta paralela que no tiene nada que ver con Allplan, me explico. Allplan está en red, en un servidor dedicado, y en otro ordenador está el servidor de datos del estudio. Ese servidor tiene una jerarquía de carpetas donde se almacenan todos los datos del propio estudio, desde los expedientes (en proyecto, en ejecución, etc..), a materiales constructivos, bases de datos de precios, repositorio de software, es lo que llamamos las carpetas windows. En la carpeta Expedientes, que es la que nos interesa, están las subcarpetas Exp. en proyecto, Exp. en ejecución, exp, en espera, exp terminados y exp cerrados (no explico cada uno para no aburrir). El caso es que dentro de estas carpetas están los proyectos con el mismo nombre que el propio de allplan y por tanto el mismo nombre de la carpta prj. Todo lo de allplan en la carpeta prj, el resto de documentos (mediciones, memorias, dwg traspasados, renderizados, maquetaciones, absolutamente todos los documentos del proyecto se hayan generado con el programa que sea) en la carpeta "windows". Muchos pensareis que tener dos carpetas para cada proyecto es una locura, pero.... la carpeta prj es intocable, tened en cuenta que en un estudio están los arquitectos patosos (que los hay

Dicho todo esto las fases de los diferentes proyectos las organizamos así:
Fase de Boceto/propuesta: Aquí aun no sabemos si el proyecto se llevara acabo. Se abre una carpeta "windows" con su numeración. Paralelamente existe un solo proyecto en Allplan (el primero de la lista) que se llama Bocetos/Propuestas. Está ordenado por conjuntos (de 10 archivos Allplan cada uno) y cada conjunto sería un expediente. Si el proyecto NO sigue adelante, ahí se termina; se prepara el siguiente conjunto para la próxima propuesta de otro proyecto y la carpeta windows se pasa a exp cerrados. Si el proyecto sigue adelante pasamos a la siguiente fase.
Fase Anteproyecto/Básico: La carpeta windows se pasa a exp. en proyecto, y se abre (ahora sí) el proyecto en Allplan. El nombre del proyecto como ya he dicho es personal de cada estudio, pero al final lleva entre paréntesis la fase (anteproyecto, Básico, Reformado de Básico, Ejecución, Reformado de Ejecución, Final de Obra). Si el proyecto no es muy grande o no necesita muchos estudios, se omite la fase de anteproyecto y se le pone directamente la de Básico).
Lo que quiero decir es que para cada fase de saca una copia del proyecto y se archiva la antigua, me explico. Si el proyecto es muy grande, cuando se termina la fase de anteproyecto y se tiene la idea definitiva de básico, se saca una copia del proyecto, se le añade la coletilla final de básico, y se archiva la copia de anteproyecto. Este paso no se hace si el anteproyecto no tiene nada que estudiar o no existe, con lo que se empezaría en la fase de Básico.
Fase Reformado de Basico: Si esta fase existe, SIEMPRE se ejecuta sobre una copia nueva del Básico; el prj de básico se archiva. Cuando digo que se archiva, quiero decir que se saca de la carpeta principal prj y se archiva en una carpeta especifica ubicada en el servidor de Allplan. Se ejecuta un Reorg.
Fase de Ejecución Si el proyecto es pequeño, o NO tiene ninguna modificación respecto al Básico (solo se añaden los planos de ejecución) se usa el mismo prj del básico y se le añade al nombre de proyecto la coletilla "Basico y Ejecucion". Si por el contrario se añade cualquier modificación (por pequeña que sea) sobre los planos de básico, se ejecuta sobre copia nueva de la fase de básico, y el prj de básico se archiva. Al "nuevo" prj se le pone la coletilla "Ejecucion". La carpeta "windows" se pasa a exp. en ejecución
Fase Reformado de Ejecucion y/o Final de obra: En ambos casos, como existen cambios sobre la fase anterior, se ejecutan sobre copia nueva de prj y se archiva la anterior. Esto es flexible, como todo lo anterior, y queda supeditado a que los cambios sean importantes; si se trata de cambiar una pequeña cosa se hace sobre el propio prj.
Terminada la obra, la carpeta windos se pasa a exp. terminados, y el prj se deja en la lista de proyectos de Allplan para recuperar en un futuro, ideas, macros, etc que se pudieran usar en otro proyecto.
Explicado así, parece muy lioso, pero es más explicarlo que verlo; la idea principal es que si hay cambios entre una fase y otra, se realizan sobre copia nueva, si no existen estos o son mínimos, se utiliza el mismo prj
Otro día explicaré como se organiza la información si NO se utiliza otro prj y existen cambios mínimos. Adelantar solo que NUNCA se modifican planos de una fase anterior para generar los de una fase posterior